miércoles, 5 de octubre de 2011

UNIDAD 2


PROCESO ADMINISTRATIVO .......................................................................................... 165
Objetivos ............................................................................................................................... 166
Introducción ......................................................................................................................... 167
Capítulo I .............................................................................................................................. 168
PREVISIÓN Y PLANEACIÓN ........................................................................................... 168
Lección uno: Proceso administrativo ....................................................................................... 168
Lección dos: Previsión .......................................................................................................... 173
Lección tres: Planeación ....................................................................................................... 178
Lección cuatro: Pasos de la Planeación ................................................................................. 186
Lección cinco: Tipos de Planes .............................................................................................. 196
Capítulo II ............................................................................................................................. 199
ORGANIZACIÓN Y DIRECCION ...................................................................................... 199
Lección uno: Organización ..................................................................................................... 199
Lección dos: Departamentalización ........................................................................................ 204
Lección tres: Jerarquización .................................................................................................. 211
Lección cuatro: La Dirección ................................................................................................ 217
Lección cinco: Competencias de la función de dirección .......................................................... 223
Capítulo III ........................................................................................................................... 229
COMUNICACION Y CONTROL ........................................................................................ 229
Lección uno: Comunicación .................................................................................................... 229
Lección dos: El proceso de la comunicación ............................................................................ 234
Lección tres: Control ............................................................................................................. 240
Lección cuarta: Pasos principales del proceso de control ......................................................... 244
Lección cinco: Sistemas y herramientas de control .................................................................. 251











PROCESO ADMINISTRATIVO
Objetivos
• Explicar la importancia del proceso administrativo, describir fases o funciones, reconocer la importancia de prever

Introducción
Ayudarle en la adquisición, desarrollo y perfeccionamiento de las habilidades que como
administrador.

El objetivo presentar y explicar los fundamentos básicos de la teoría administrativa.

Capítulo I
PREVISIÓN Y PLANEACIÓN
Lección uno: Proceso administrativo
El proceso Administrativo es el que ayuda al funcionamiento de un organismo social aprovechando los recursos y trabajando por un objetivo.

Pasos para el proceso administrativo

Planeación:
Es lo mas importación de las funciones administrativas, consiste en determinar lo que va hacer
La organización:
Es trabajar en forma mancomunada a fin de permitirle alcanzar en forma
correcta sus objetivos y debe existir en la empresa una infraestructura explicita de
funciones.
La dirección:
Velar porque las cosas se hagan bien, utilizando herramientas básicas motivación y comunicación y de liderazgo.
El control:
Se establece sistemas para medir los resultados y corregir las
desviaciones.
Las anteriores actividades las debe realizar el administrador sin importar cual sea su nivel.

Lección dos: Previsión
La previsión consiste en adelantarse al futuro, estar en capacidad de prever y saber con que elementos cuenta y cuáles le estorban para alcanzar sus objetivos.
La previsión permite al empresario contar con toda la
información necesaria para tomar decisiones y planear la ejecución de tareas
hacia el logro de las metas de la organización.

Dentro de la labor de la previsión consideramos varios aspectos importantes:

El propósito: Es algo que se quiere lograr y ver convertido en realidad, también es lo que motiva al administrador a realizar el proceso de investigación y recolección de información.

La información: Obtener toda la información necesaria sobre su funcionamiento y las condiciones del medio ambiente, para poder identificar tendencias y plantear supuestos válidos.

Los procedimientos: El administrador se vale de procedimientos de previsión que sirvan para
manejar los datos en forma consistente y a través de los cuales se puedan
realizar los cálculos necesarios para tomar decisiones.

Principios Generales de la Previsión

  • Previsibilidad
  • Objetividad
  • Medición
lección tres : Planeación

La acción planificadora significa pensar en el futuro, adoptando decisiones concretas sobre objetivos, formulando políticas, fijando procedimientos,


La labor de la planeación se circunscribe a dos aspectos fundamentales:

• Adoptar objetivos consistentes para los diversos departamentos, para
la empresa y, obviamente, para los individuos que en ella laboran.

• Determinar los medios más eficaces para alcanzarlos.


La labor planificadora es la base del proceso administrativo, y todas las
restantes funciones de organización.

Importancia de la planeación

La planeación es la función más importante del proceso administrativo

CIRCUNSTANCIAS DE LA PLANEACIÓN

  • La innovación y los cambios tecnológicos
  • El crecimiento y la complejidad de las actividades empresariales
  • Elcrecimiento de la acción de la competencia

Importancia de la labor planificadora

  • contrarrestar la incertidumbre y el cambio
  • centra la atención en los objetivos
  • la planeación tiende a ser económica
  • la planeación maximiza la eficiencia
  • la planeación facilita el control
  • cataliza mejor los esfuerzos
  • la planeación evita las acciones inutiles

Principales Filosofías de la planeación

1. Planificación estratégica
2. Planificación rutinaria
3. Planificación Optimizante
4. Planificación Innovadora


Lección cuatro: Pasos de la Planeación


1. Anticipándose al futuro:
2. Identificando hechos
3. Realizando exámenes periódicos
4. Elaborando normas
5. Asegurando la Participación
6. Determinando la extensión del plan
7. Organizando un grupo asesor de planeación

¿De dónde emana la planeación?

El esfuerzo planificador se sitúa principalmente en los tres grandes órganos
de la empresa:

a) Órgano Volitivo

• La políticas y programas a largo plazo
• El rumbo hacia donde se dirige la empresa y el por qué
• Los presupuestos maestros y básicos
• El tipo de controles, los instrumentos y los responsables década labor,
• Los resultados que se esperan, el momento de obtenerlos, ya qué
niveles de la organización.

b). Órgano Directivo

• La formas como pueden alcanzar los objetivos fijados
• La manera como deben ejecutarse los programas previamente
aprobados.
• Los recursos y los medios materiales requeridos
• La coordinación de las grandes actividades.

c). Órgano Ejecutivo
• Los medios aplicables a las operaciones
• La distribución de tareas y las atribuciones personales
• Los plazos específicos para el cumplimiento de las actividades
• Las instrucciones generales y particulares para el personal
• Los informes de actividades, controles particulares y medidas
correctivas eventuales.


¿Cuándo se debe Planificar?

cuando exista un problema especifico que necesite solución;
y cuando se desee permitir que la empresa se enfrente con éxito al cambio.

Se puede emplear las actividades de planeación en forma constante:

1. Diariamente
2. Semanalmente
3. Mensualmente
4. Trimestralmente
5. Anualmente


Lección cinco: Tipos de Planes


• Planes Corporativos o estratégicos
• Planes Tácticos
• Planes Operativos
• Planes de Contingencia

Capítulo II
ORGANIZACIÓN Y DIRECCION
Lección uno: Organización

George Terry define unción organizativa como: “El arreglo de funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo.

Reyes Ponce dice: “La organización es la estructuración técnica de las
relaciones que deben existir entre las funciones para logra sus objetivos señalados.

Koontz Afirma que: “la organización es la agrupación de las actividades
necesarias para lograr un objetivo.

Importancia de la Organización

• La organización permite precisar las actividades requeridas para lograr
los objetivos.
• La organización establece la forma como deben agruparse
consistentemente las actividades de la empresa.

Características

1. La organización es formal
2. La organización es un proceso
3. La organización no es perfecta
4. La organización no es un fin
Lección dos: Departamentalización
Es el proceso por el cual se define la estructura organizacional de la compañía, estableciendo las áreas funcionales más importantes y necesarias
Tipos de Estructuras organizacionales
  • Departamentalización Funcional
  • Esquema de una departamentalización funcional
  • Departamentalización División o por productos
  • Esquema de una departamentalización por productos
  • Departamentalización por Procesos
  • Esquema de una departamentalización por procesos
  • Departamentalización por Proyecto
  • Esquema de una departamentalización por proyectos
Consideraciones previas para la departamentalización: Para crear y poner en funcionamiento de una manera correcta la estructura es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. Las relaciones de la estructura formal e informal
2. Relaciones de las funciones con los planes
3. La definición de la función
Lección tres: Jerarquización
A través de ellas, los administradores podrán ejerces el principio de poder y aplicar el grado de autoridad que sea necesario.
Establecer relaciones de jerarquía es crear una cadena de demando que relacione a todos los individuos ubicados en un puesto determinado.
Relación entre el crecimiento y los niveles de jerarquía crear la estructura orgánica de la empresa, significa que el administrador ha establecido ciertos niveles de poder.
En toda estructura existe el crecimiento vertical y horizontal necesario para dotar a la empresa de las funciones indispensables para su buen funcionamiento el crecimiento horizontal implica un aumento de funciones y jefes, y el crecimiento vertical significa un aumento de jefes y de niveles jerárquicos.
1. El crecimiento vertical distancia cada vez más a las unidades y a los individuos del poder máximo. Por este motivo la lentitud y, muchas veces, la ineficiencia de las comunicaciones es mayor.
2. El crecimiento horizontal aumenta la amplitud del control y puede afectar la eficiencia del trabajo, en la medida en que los nuevos entes o jefes se salgan de las manos de quien es su superior inmediato.
Amplitud de mando en la administración también denominada por algunos autores amplitud de control o tramo de control, se refiere a la medición de la capacidad de los ejecutivos para dirigir bien un grupo de subordinados.
Principios de responsabilidad
La responsabilidad se define como: la obligación que tiene el individuo de cumplir con todos los aspectos relativos a la labor que se le ha asignado en la empresa.
Lección cuatro: La Dirección
La dirección administrativa es uno de los elementos más eficientes con que cuenta el administrador en el desarrollo de su trabajo, velar porque las cosas se hagan bien mediante la comunicación, motivación y liderazgo a sus subordinados.
Citamos algunos conceptos sobre la definición de la administración:
Herman Hitz: “La dirección es una palabra ordenadora que reúne en sus conceptos las causas de dirigir".
George Terry: “Es la relación en que una persona o líder influye a otras a trabajar unidas y llevar a cabo lo que el líder desea".
Samuel Certo: “Es un proceso mediante el cual los administradores buscan influir sobre sus subordinados para lograr sus metas".
Frederick W. Taylor: “Es el mejor medio para lograr que ambas partes (empresario y empleado), pongan en acción todas sus facultades y distribuir de los beneficios".
La dirección es un medio con el cual se pueden solucionar los problemas relativos a la conducción y manejo del recurso humano para el alcance de los objetivos.
La empresa y sus objetivos
La dirección vela por que los planes se cumplan eficientemente, todo esfuerzo debe estar justificado de manera permita satisfacer los objetivos de la compañía.
Importancia de la dirección
La dirección se encarga de impulsar, moderar y orientar la voluntad de cada subordinado para que realice bien su trabajo.
La dirección es una función relacionada con la comunicación, para poner en práctica la coordinación de todos los participantes surgen los principios de la dirección:
• La unidad de mando: Para cada función - un solo jefe.
• La Unidad de objetivo: la subordinación orientada hacia un objetivo.
• La coordinación: busca el logro del fin común e intereses del grupo.
• La impersonalidad del mando: la aplicación del mando como necesidad organizacional y no de intereses personales.
Lección cinco: Competencias de la función de dirección
Liderazgo
Es inspirar y guiar a las personas hacia el logro de los objetivos de la
organización.
Motivación
Hace referencia a todo aquello que influye en el comportamiento de las personas para la consecución de un resultado
En el ámbito administrativo, se refiere al esfuerzo ejercido hacia cualquier objetivo organizacional relacionado con el trabajo.
Comunicación
Cualquier pensamiento o idea que los administradores quieren compartir con otros y viceversa, que está en función del trabajo, y que es importante para generar actos concretos en beneficio de las organizaciones.
Equipo de trabajo
Trabajo coordinado donde se aprovecha el potencial de los miembros del equipo.
Tipos de Equipos:
Suelen clasificar en equipos creados como parte de la estructura formal de las compañías y equipos creados para mejorar la productividad en la empresa.
Capítulo III

COMUNICACION Y CONTROL

Lección uno: Comunicación
Este procedimiento incluye la aplicación de técnica de motivación y liderazgo dirigida al elemento humano, utilizando los canales de comunicación imperantes en la compañía.
Importancia de la comunicación
Todo ejecutivo es responsable de que se creen y se mantengan unos
canales de comunicación que permitan el trámite de la información de una
manera clara y adecuada.
El éxito de un gerente está condicionado a su capacidad para comprender a otros y hacer que estos le entiendan
Lección dos: El proceso de la comunicación
La comunicación es un proceso conjunto, esto significa que se presenta con
la participación de dos o más personas, es decir, en principio, interviene un
emisor y un receptor que utilizan un código determinado y un canal
específico.
Tipos de comunicación involucrados en estos trámites:
Las Reglas
Las órdenes
Las instrucciones
Los informes

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